Tahapan Pendaftaran Wisuda di IPB Saat Pandemi COVID-19

Saat pandemi Covid-19 banyak aktivitas diberbagai sektor berhenti sementara. Satu diantaranya dalam bidang pendidikan. Dunia perkuliahan misalnya. Meskipun tidak berhenti secara keseluruhan, aktivitas perkuliahan mulai dilakukan secara online, mulai dari kegiatan belajar mengajar (KBM), bimbingan tugas akhir, seminar hasil penelitian, sidang akhir dan berbagai kegiatan lainnya termasuk salah satunya wisuda.

Wisuda, salah satu seremonial atas perjuangan yang telah dilakukan (Pict by Getty Images)

 

 

Wisuda di kampus IPB periode ke VI yang jadwalnya akan diselenggarakan pada tanggal 24 Juni 2020, urung dilakukan, namun proses pendaftaran wisuda masih bisa dilakukan sampai tanggal terakhir pendaftaran yaitu pada tanggal 15 Juni 2020. Wisuda sendiri dilakukan dengan dua tahap, yaitu secara online(daring) dan secara langsung jika kondisi sudah kembali normal. Pendaftaran yang semula mudah dilakukan dengan mendatangi pusat layanan mahasiswa, saat ini harus dilakukan secara online, dengan menghubungi berbagai nomor jika dalam proses pendaftaran mengalami kendala. Namun, jika kurang beruntung mahasiswa akan mengalami kesulitan mengenai proses pendaftaran tersebut. untuk mempermudah, berikut saya susun langkah-langkah pendaftaran wisuda:

1. Pastikan Surat Kelulusan (SKL) sudah jadi
SKL menjadi syarat utama diproses-tidaknya pengajuan pendaftaran wisuda. Dalam kasus yang saya alami, SKL yang saya dapatkan lebih lambat dari teman-teman yang lainnya (45 hari setelah tanggal pengajuan), karena memang berkas pengurusan SKL yang saya ajukan secara online tidak diproses (mungkin karena banyaknya berkas yang masuk, sehingga email tertimbun dengan email lainnya).
Jika mengalami hal seperti ini, segera email kembali ke alamat email pengajuan SKL untuk mengkonfirmasi status SKL yang diajukan (Saya mengkonfimasi status SKL sampai tiga kali).

2. Lakukan pembayaran wisuda
Pembayaran wisuda dapat dilakukan langsung ke teller bank atau via atm/banking. Berikut tahapannya:
Melalui Teller Bank BNI:
* Mahasiswa datang ke Bank BNI
*Isi form/slip pembayaran di Bank BNI. Masukkan nomor Virtual Account (VA) kamu pada bagian rekening tujuan.
*Lakukan pembayaran sesuai tagihan (Rp 525.000 offline, Rp 200.000 online)
*Foto copy dan simpan bukti pembayaran.

Melalui ATM BNI:
*Masukkan kartu ATM
*Pilih menu transfer ke Bank BNI, lalu masukkan 16 digit nomor VA kamu.
*Masukkan nominal pembayaran sesuai tagihan.
*Periksa kembali jumlah pembayaran lalu tekan Ok/Ya.

Melalui ATM selain BNI:
*Masukkan kartu ATM.
*Pilih menu antar Bank, lalu cari kode transfer Bank BNI (009).
*Masukkan kode tansfer Bank BNI dan nomer VA masing-masing mahasiswa.
*Masukkan nominal pembayaran sesuai tagihan.
*Periksa kembali jumlah tagihan tersebut, lalu tekan Ok/Ya.

Langkah pembuatan VA:
Tambahkan angka 8628+03151171234 (contoh invoice saat pembayaran spp/ukt)+ 0
Nomor VA yang digunakan untuk pembayaran wisuda menjadi:
8628031511712340=> jika jumlah VA kurang dari 16 digit, maka bisa ditambahkan angka 0 lagi pada bagian belakangnya.

Perhatian:
*Jika transaksi tidak bisa dilakukan, berarti ada kesalahan dalam penulisan nomor VA.
*Nama penerima adalah nama mahasiswa, nomor VA akan diterbitkan sesuai dengan NRP dan nama mahasiswa.
*Pastikan dengan benar nominal pembayaran wisuda sesuai dengan tagihan, karena nominal tagihan tidak muncul dalam layar tagihan.
*Nomor VA dikhususkan untuk pembayaran wisuda saja.

3. Foto Calon Wisuda
Ketentuan foto:
*Foto setengah badan dengan background berwarna putih.
*Menggunakan almamater IPB/jas berwarna hitam/gelap. Menggunakan dasi untuk pria dan jilbab berwarna hitam/gelap untuk wanita.
*File foto dalam bentuk jpg dengan ukuran di atas 1.5 Mb dan foto tidak perlu di crop.
*Pencantuman logo IPB di foto akan dilakukan oleh Dit.APPMB.
*Kirimkan foto ke alamat email madendoen@gmail.com, mastardjotea@ymail.com dan CC ke triyudiwidayanti@gmail.com

4. Masuk ke alamat Simak IPB
Jika semua langkah di atas sudah selesai, kemudian login ke SIMAK IPB menggukan ID mahasiswa. Kemudian klik menu pendaftaran wisuda. Kemudian isi survey kepuasan wisudawan SKW), kemudian refresh ulang. Jika pada bagian atas masih ada tulisan merah "ANDA BELUM DAPAT MELAKUKAN PENDAFTARAN WISUDA" yang dikarenakan beberapa poin dalam syarat pendaftaran wisuda yang belum tercentang sehingga proses pendaftaran wisuda belum bisa dilakukan. Maka langkah selanjutnya yang harus dilakukan:
*Menghubungi bagian pelayanan mahasiswa (misalnya pusat pelayanan pascasarjana). Jelaskan secara rinci mengenai SKL yang belum secara otomatis dikenali sistem. Jika sudah mendapat balasan, anda akan diminta untuk menyerahkan(email/wa) tiga persyaratan, agar SKL terverifikasi oleh sistem:
a. SKL yang dimiliki
b.Form distribusi Tesis/Disertasi atau Surat Pernyataan kesanggupan penyerahan Tesis/Disertasi saat kondisi sudah normal, yang diketahui oleh ketua komisi pembimbing.
c. Judul Tesis/Disertasi, bahasa Indonesia dan Inggris.
Jika sudah mengirimkan persyaratan di atas, maka tinggal menunggu sampai verifikasi SKL di proses.
* Pembayaran wisuda akan di proses selama 1x24 jam kerja, jika lebih dari waktu tersebut dapat menghubungi Student Center sehingga poin pembayaran wisuda akan diverifikasi sintem. Jika tidak ditanggapi dapat mengirimkan pesan ke @dappmb.
*Pada saat pengiriman foto calon wisuda menggunakan email, maka akan menerima balasan email:
a. Foto sudah kami terima tetapi belum bisa di upload ke SIMAK, pastikan SKL sudah di entri di fakultas dan sudah melakukan pembayaran=> jika menerima balasan seperti ini maka lakukan konfirmasi ke bagian pusat layanan.
b. Foto sudah kami terima dan sudah di upload. Silahkan memproses pendaftaran wisuda dengan mengisi form pendaftaran dan upload berkas yang dipersyaratkan melalui SIMAK serta melakukan pembayaran (abaikan email ini jika sudah upload berkas dan melakukan pembayaran).

Jika poin SKL, pembayaran wisuda, foto dan SKW sudah diverifikasi sistem, maka kamu akan masuk ke halaman pendaftaran wisudan beserta dengan upload beberapa syarat yang dibutuhkan:
a. Ijazah S1
b. Transkrip nilai sementara (S2)
c. Surat kelulusan (SKL)
d. Abstact Tesis (bahasa inggris)
e. Lembar persetujuan Tesis

*Semua file dalam bentuk jpg, kecuali transkrip nilai (pdf). Setelah selesai submit berkas, akan muncul pratinjau draft ijazah. Baca dengan benar setiap bagiannya, pastikan tidak ada yang salah, baik dalam penulisan nama, tempat-tanggal lahir dan hal lainnya, karena tidak ada perbaikan untuk cetak ulang ijazah. Setelah semua benar, centang bagian persetujuan. Maka akan muncul nomor urut pendaftaran wisuda, untuk memastikan bahwa klik bagian CETAK NOMOR PENDAFTARAN.  Selanjutnya akan muncul nomor pendaftaran wisuda, yang berisi nama, nim, program studi, jadwal pengambilan undangan dan toga, nomor urut pendaftaran wisuda, serta foto . Jika semua bagian terisi, maka proses pendaftaran telah selesai, dan download bukti pendaftaran tersebut.

Pastikan semua informasi diri sudah tercantum saat pencetakan nomor pendaftaran, termasuk foto.

*Namun, jika pada kartu wisuda tidak terdapat semua keterangan, alias masih kosong, maka hubungi  @dappmb.ipb
*Jika masih mengalami kendala/kesulitan dalam menyelesaikan pendaftaran wisuda, saya sarankan  untuk menanyakan ke @dappmb.ipb
*Saat ini pendaftaran wisuda yang dibuka untuk tanggal 12 Agustus, segera mendaftar jika semua persyaratan sudah terpenuhi.
*Harap bersabar saat pengurusan SKL, verifikasi pembayaran, verifikasi foto dan pendaftaran wisuda, karena memang komunikasi hanya melalui email dan instagram, sehingga membutuhkan waktu yang lama.